Cómo Impacta la Nueva Regulación de la Incapacidad Permanente en la Gestión de Nómina y RRHH

Cómo Impacta la Nueva Regulación de la Incapacidad Permanente en la Gestión de Nómina y RRHH

La Ley 2/2025, en vigor desde el 1 de mayo de 2025, ha supuesto un cambio estructural en la gestión de la incapacidad permanente en el ámbito laboral. Esta reforma no solo refuerza los derechos de las personas trabajadoras, sino que también plantea nuevos desafíos para las empresas, especialmente en áreas clave como la gestión de nóminas, costes salariales, relaciones laborales y cumplimiento normativo.
 
Un Nuevo Circuito de Gestión Laboral
El procedimiento se activa con la resolución del INSS que declara la incapacidad permanente (total, absoluta o gran invalidez). A partir de ahí:
  1. El trabajador dispone de 10 días naturales para comunicar si desea continuar trabajando en un puesto adaptado.
  2. Si no desea continuar, se aplica el art. 48.2 ET (párrafo 1): el contrato se suspende si hay previsión de revisión por mejoría en 2 años.
  3. Si desea continuar, se activa el art. 48.2 ET (párrafo 2): la empresa tiene 3 meses para adaptar el puesto o proponer una vacante compatible.
Durante este tiempo:
  • La relación laboral se suspende con reserva de puesto.
  • El trabajador no cobra la pensión de IP, sino su salario habitual.
  • La empresa mantiene la obligación de cotizar a la Seguridad Social.
Este nuevo circuito requiere una actuación proactiva y coordinada entre los departamentos de RRHH, prevención de riesgos y asesoría jurídica.
 
 
Opciones para la Empresa
La empresa debe valorar tres escenarios:
  • Adaptar el puesto actual mediante ajustes razonables.
  • Ofrecer un puesto vacante compatible con la nueva situación del trabajador.
  • Justificar la imposibilidad de adaptación, por:
    • Carga excesiva (económica, técnica u organizativa).
    • Inexistencia de vacantes.
    • Rechazo del trabajador (no requiere motivación).
En todos los casos, la empresa debe comunicar por escrito y de forma motivada su decisión. El procedimiento debe resolverse en un plazo máximo de tres meses desde la notificación de la resolución de IP. Si se extingue el contrato, se reactiva la pensión de IP. No se prevé indemnización, salvo que se declare despido nulo por discriminación.
 
 
Impacto en la Nómina
1. Suspensión de la Pensión
Si el trabajador continúa en la empresa:
  • No percibe la pensión de IP.
  • Se mantiene su salario anterior o el del nuevo puesto.
  • Puede requerirse una novación contractual si hay cambios sustanciales (funciones, jornada, salario).
2. Coste de los Ajustes Razonables
Para pymes (menos de 25 empleados), se considera “carga excesiva” si el coste de adaptación supera:
  • La indemnización por despido improcedente, o
  • Seis mensualidades del salario del trabajador.
Este análisis es clave para decidir entre adaptar o extinguir el contrato, y debe estar debidamente documentado.
3. Extinción del Contrato
Si se justifica la imposibilidad de adaptación:
  • La relación laboral se extingue.
  • El trabajador recupera la pensión de IP.
  • No hay indemnización, salvo que se declare despido nulo.
 

Recomendaciones Estratégicas para Consultoría de RRHH
Para asesorar eficazmente a las empresas, una consultoría laboral debe:
  • Revisar y actualizar los protocolos internos de gestión de incapacidad permanente.
  • Formar a los equipos de RRHH y nómina en los nuevos procedimientos y requisitos legales.
  • Diseñar herramientas de evaluación económica para valorar la viabilidad de los ajustes razonables.
  • Establecer procedimientos de comunicación interna claros y respetuosos con el trabajador.
  • Acompañar a la empresa en la documentación del proceso, minimizando riesgos legales.
  • Identificar ayudas y subvenciones públicas que puedan reducir el impacto económico de las adaptaciones.
  • Coordinarse con los servicios de prevención y asesoría jurídica para garantizar el cumplimiento normativo.
 


Conclusión
La Ley 2/2025 prioriza la conservación del empleo y la inclusión laboral, pero también exige a las empresas una gestión más técnica, estratégica y documentada. La nómina se convierte en un eje central del proceso, tanto por la suspensión de la pensión como por la posible modificación de condiciones laborales. Para las consultoras de RRHH, esta ley representa una oportunidad para aportar valor añadido a sus clientes mediante un asesoramiento integral, preventivo y alineado con los principios de igualdad y sostenibilidad laboral.