El próximo 30 de abril, para la mayoría de las sociedades, termina el plazo para el cumplimiento de la obligación formal relativa a la legalización de los libros contables y societarios.
Según lo establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, éstos deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse, para su legalización, por vía telemática, en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio social, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
¿Quién ha de legalizar los libros contables y societarios?
Como norma general y conforme al artículo 25 del Código de Comercio, están obligados a legalizar los libros contables y societarios todos los empresarios, en concreto:
- Los sujetos obligados a su inscripción en el Registro Mercantil conforme al artículo 81 del RRM.
- Los empresarios individuales aunque no tengan la obligación de su inscripción en el Registro Mercantil.
- Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica como por ejemplo la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.
- Las Sociedades Profesionales, incluidas las Civiles Profesionales.
¿Cuándo se han de legalizar los libros contables y societarios?
Tal y como se indica en el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil y Conforme al artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, los libros contables y societarios deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse, para su legalización, por vía telemática en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio social, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
¿Qué libros se han de legalizar?
Se han de legalizar:
- Los libros contables. Comprenden los libros indicados en el artículo 25 del Código de Comercio, el libro de Inventarios y Cuentas anuales (balances de situación, balances de comprobación, balances de sumas y saldo, inventario de cierre del ejercicio y cuentas anuales) y el libro Diario.
- Y los libros societarios. Incluyen el Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad, el libro de Registro de Acciones Nominativas en el caso de Sociedad Anónima y el libro de Registro de Socios en el caso de Sociedad Limitada, el libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal, el libro de Garantías otorgadas por la Sociedad de Garantía Recíproca y cualesquier otro que se lleve por los empresarios en el ámbito de su actividad.
¿Qué consecuencias puede acarrear para la sociedad el no tener los libros debidamente legalizados en plazo?
Si bien en el ámbito mercantil no se ha establecido ninguna sanción por el incumplimiento de la obligación formal relativa a la legalización de los libros contables y societarios, el incumplimiento puede acarrear una sanción, según el artículo 200.3 Ley General Tributaria, que tendrá el carácter de sanción grave así como una sanción por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.
Asimismo, debemos tener en cuenta que la correcta llevanza y depósito de los libros contables y societarios, constituye uno de los medios de prueba más empleados en procesos de comprobación tributaria o de otra índole a los que son sometidos las compañías, de esta manera las sociedades consiguen dejar fehacencia de los hechos acontecidos durante su ejercicio económico.
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