Activité retail en Espagne : Principales obligations légales et points d’attention
Activité retail en Espagne : Principales obligations légales et points d’attention
L’exercice d’une activité retail en Espagne contraint les professionnels au respect de diverses obligations légales tant sur le plan national que régional au sein des différentes Communautés Autonomes. Pour éviter toute sanction de la part de l’administration espagnole, il est essentiel de connaître l’ensemble des obligations applicables à son activité avant de se lancer dans le commerce de détail en Espagne.
Les principaux aspects à connaître ont trait aux licences d’activité ; aux normes en matière de sécurité et d’accessibilité de l’établissement ; aux questions relatives au droit de la consommation ; à la règlementation en matière de moyens de paiement, de tickets de caisse et facture ; à la législation en matière de la gestion et du traitement des déchets ; ou encore aux assurances.
Tout d’abord, en ce qui concerne l’obtention des licences et autorisations administratives pour l’exercice de l’activité, deux types de procédures existent : l’obtention d’une licence préalable d’ouverture (« licencia previa de apertura ») ou la présentation d’une déclaration responsable de début d’activité (« declaración responsable de inicio de actividad »). Dans le cadre des licences préalables d’ouverture (« licencias previas de apertura »), l’activité ne peut démarrer qu’après leur octroi explicite par la Mairie. Le démarrage de l’activité est donc conditionné par la validation préalable de sa conformité par l’administration. En ce qui concerne les déclarations responsables de début d’activité (« declaraciones responsables de inicio de actividad »), le démarrage de l’activité peut se faire dès la présentation de cette déclaration responsable auprès de la Mairie, à charge pour celle-ci de contrôler postérieurement la conformité de l’activité et des locaux au sein desquels elle est exercée. Il convient donc d’être vigilant au respect des normes applicables, sous peine de risquer la fermeture administrative de l’établissement. L’activité de commerce de détail est généralement qualifiée comme une activité commerciale de nature non nocive et donc soumise à la présentation d’une déclaration responsable de début d’activité (« declaración responsable de inicio de actividad »). Le formalisme des deux procédures est régulé par la législation régionale au sein de chaque Communauté Autonome et la demande doit être faite auprès de la Mairie du lieu d’exercice de l’activité.
Une fois l’autorisation d’exercice de l’activité obtenue, le commerce de détail entraîne inéluctablement l’accueil de clients et consommateurs dans les locaux. En conséquence, ces derniers doivent être conformes aux normes en matière de sécurité des installations et de gestion des situations d’urgence afin d’assurer la sécurité tant des travailleurs que des clients. Les mesures les plus importantes en la matière concernent l’installation et l’entretien des extincteurs et des systèmes de détection des incendies, la présence de sorties de secours, leur signalement et le maintien de leurs voies dégagées.
L’accueil de clients et consommateurs oblige également les établissements commerciaux au respect de nombreuses obligations en matière de droit de la consommation. En effet, les commerces ont à l’égard des consommateurs une obligation d’information et de transparence, de laquelle découle diverses autres obligations. Notamment, les commerces doivent afficher, de manière claire et visible (à l’entrée de l’établissement ou à un emplacement accessible aux consommateurs) différentes informations parmi lesquelles : les horaires d’ouverture et de fermeture ; l’existence de formulaires officiels de réclamations ; ou encore les conditions d’accès au local, la capacité d’accueil maximale ou toute autre limitation spécifique. Il convient de souligner que les règles relatives à l’affichage sont régies par la règlementation locale au sein de chaque Communauté Autonome.
Les commerces doivent également afficher de manière visible, lisible et clairement associé à chaque article, le prix TTC des produits vendus. De même, l’ensemble des offres et promotions appliquées (dont les soldes) doivent être clairement identifiées et affichées. La mise en place d’offres et de promotions (dont les soldes) doit également respecter les obligations légales en la matière sous peine de sanction. Des inspections sont régulièrement réalisées par les services de protection des consommateurs et du commerce, notamment en période de soldes. Les commerces doivent également informer les consommateurs sur leur politique d’échange et de retour, tout en distinguant et en informant de l’existence et des conditions d’application de la garantie légale de conformité. D’autre part, les commerçants doivent mettre à disposition des consommateurs des formulaires officiels de réclamation, dans le respect des dispositions légales applicables dans chaque Communauté Autonome. L’étiquetage des produits vendus au sein de chaque commerce doit également répondre à la règlementation applicable selon la nature des produits.
Dans la continuité de l’obligation d’information, les commerces doivent également informer les consommateurs sur les moyens de paiement acceptés et, le cas échéant, sur les conditions particulières (par exemple en cas de montant minimum pour le paiement par carte bancaire). En cas de paiement en espèces, il convient de rappeler que les professionnels peuvent accepter des paiements en espèces dans la limite de 1 000 euros maximum. Pour des montants supérieurs, le paiement devra obligatoirement être effectué par moyens électroniques garantissant sa traçabilité (carte bancaire, virement ou plateformes numériques). Une fois le paiement effectué, le commerçant doit remettre au client un ticket de caisse ou une facture simplifiée contenant les informations suivantes : l’identification du vendeur, la description des produits ou services, la date d’émission et le montant TTC. Nonobstant, lorsque l’acheteur en fait la demande, ou dans certains cas prévus par la loi (par exemple si l’opération dépasse 400 euros), une facture complète devra être émise.
Une gestion appropriée des déchets et des emballages générés par l’activité commerciale doit obligatoirement être adoptée. Les producteurs et distributeurs de produits emballés commercialisant des articles accompagnés d’emballages ou de sacs en Espagne doivent respecter plusieurs obligations, les principales sont les suivantes : s’inscrire au Registre des Producteurs de Produits (RPP) ; participer à un Système de Responsabilité Élargie du Producteur (SRAP) ; apposer un marquage ou un étiquetage sur les emballages (identification du système de gestion auquel ils sont rattachés) et informer le consommateur sur le recyclage des emballages ; ou encore tenir un registre annuel des emballages introduits sur le marché espagnol et transmettre les informations requises à l’autorité compétente.
Pour exercer sereinement son activité il est recommandé de couvrir les risques principaux pesant dessus. La souscription d’assurances à cet effet est essentielle, les principales assurances à souscrire étant les suivantes : l’assurance en Responsabilité Civile, l’assurance multirisque commerce et l’assurance perte d’exploitation.
Enfin, il convient également d’évoquer l’obligation pour le commerçant, en cas de diffusion d’œuvres musicales ou audiovisuelles au sein du commerce, de s’acquitter des droits correspondants auprès des organismes de gestion collective : la Société générale des Auteurs et Éditeurs (SGAE) pour les œuvres musicales et l’Organisme de Gestion des Droits des Producteurs Audiovisuels (EGEDA) pour les contenus audiovisuels. De plus, en cas d’utilisation de caméras de vidéosurveillance au sein du local commercial il convient de mettre en place un protocole de traitement des données personnelles afin d’assurer le respect des obligations applicables en la matière. A titre d’exemple, le responsable de traitement des données doit placer, dans chaque zone sous vidéosurveillance, des panneaux d’information visibles indiquant l’existence de caméras, l’identité du responsable du traitement des données, ainsi que les modalités d’exercice des droits d’accès, de suppression, de limitation et d’opposition.
Fort de son expérience dans le secteur du commerce de détail, le French Desk de BDO Spain (filiale du Groupe BDO, leader mondial en audit et conseil) est votre partenaire de confiance pour vous accompagner dans la gestion de l’ensemble des obligations juridiques, comptables, fiscales et sociales de votre société en Espagne et ainsi vous permettre de vous centrer en toute sérénité sur votre activité et son développement.
Les principaux aspects à connaître ont trait aux licences d’activité ; aux normes en matière de sécurité et d’accessibilité de l’établissement ; aux questions relatives au droit de la consommation ; à la règlementation en matière de moyens de paiement, de tickets de caisse et facture ; à la législation en matière de la gestion et du traitement des déchets ; ou encore aux assurances.
Tout d’abord, en ce qui concerne l’obtention des licences et autorisations administratives pour l’exercice de l’activité, deux types de procédures existent : l’obtention d’une licence préalable d’ouverture (« licencia previa de apertura ») ou la présentation d’une déclaration responsable de début d’activité (« declaración responsable de inicio de actividad »). Dans le cadre des licences préalables d’ouverture (« licencias previas de apertura »), l’activité ne peut démarrer qu’après leur octroi explicite par la Mairie. Le démarrage de l’activité est donc conditionné par la validation préalable de sa conformité par l’administration. En ce qui concerne les déclarations responsables de début d’activité (« declaraciones responsables de inicio de actividad »), le démarrage de l’activité peut se faire dès la présentation de cette déclaration responsable auprès de la Mairie, à charge pour celle-ci de contrôler postérieurement la conformité de l’activité et des locaux au sein desquels elle est exercée. Il convient donc d’être vigilant au respect des normes applicables, sous peine de risquer la fermeture administrative de l’établissement. L’activité de commerce de détail est généralement qualifiée comme une activité commerciale de nature non nocive et donc soumise à la présentation d’une déclaration responsable de début d’activité (« declaración responsable de inicio de actividad »). Le formalisme des deux procédures est régulé par la législation régionale au sein de chaque Communauté Autonome et la demande doit être faite auprès de la Mairie du lieu d’exercice de l’activité.
Une fois l’autorisation d’exercice de l’activité obtenue, le commerce de détail entraîne inéluctablement l’accueil de clients et consommateurs dans les locaux. En conséquence, ces derniers doivent être conformes aux normes en matière de sécurité des installations et de gestion des situations d’urgence afin d’assurer la sécurité tant des travailleurs que des clients. Les mesures les plus importantes en la matière concernent l’installation et l’entretien des extincteurs et des systèmes de détection des incendies, la présence de sorties de secours, leur signalement et le maintien de leurs voies dégagées.
L’accueil de clients et consommateurs oblige également les établissements commerciaux au respect de nombreuses obligations en matière de droit de la consommation. En effet, les commerces ont à l’égard des consommateurs une obligation d’information et de transparence, de laquelle découle diverses autres obligations. Notamment, les commerces doivent afficher, de manière claire et visible (à l’entrée de l’établissement ou à un emplacement accessible aux consommateurs) différentes informations parmi lesquelles : les horaires d’ouverture et de fermeture ; l’existence de formulaires officiels de réclamations ; ou encore les conditions d’accès au local, la capacité d’accueil maximale ou toute autre limitation spécifique. Il convient de souligner que les règles relatives à l’affichage sont régies par la règlementation locale au sein de chaque Communauté Autonome.
Les commerces doivent également afficher de manière visible, lisible et clairement associé à chaque article, le prix TTC des produits vendus. De même, l’ensemble des offres et promotions appliquées (dont les soldes) doivent être clairement identifiées et affichées. La mise en place d’offres et de promotions (dont les soldes) doit également respecter les obligations légales en la matière sous peine de sanction. Des inspections sont régulièrement réalisées par les services de protection des consommateurs et du commerce, notamment en période de soldes. Les commerces doivent également informer les consommateurs sur leur politique d’échange et de retour, tout en distinguant et en informant de l’existence et des conditions d’application de la garantie légale de conformité. D’autre part, les commerçants doivent mettre à disposition des consommateurs des formulaires officiels de réclamation, dans le respect des dispositions légales applicables dans chaque Communauté Autonome. L’étiquetage des produits vendus au sein de chaque commerce doit également répondre à la règlementation applicable selon la nature des produits.
Dans la continuité de l’obligation d’information, les commerces doivent également informer les consommateurs sur les moyens de paiement acceptés et, le cas échéant, sur les conditions particulières (par exemple en cas de montant minimum pour le paiement par carte bancaire). En cas de paiement en espèces, il convient de rappeler que les professionnels peuvent accepter des paiements en espèces dans la limite de 1 000 euros maximum. Pour des montants supérieurs, le paiement devra obligatoirement être effectué par moyens électroniques garantissant sa traçabilité (carte bancaire, virement ou plateformes numériques). Une fois le paiement effectué, le commerçant doit remettre au client un ticket de caisse ou une facture simplifiée contenant les informations suivantes : l’identification du vendeur, la description des produits ou services, la date d’émission et le montant TTC. Nonobstant, lorsque l’acheteur en fait la demande, ou dans certains cas prévus par la loi (par exemple si l’opération dépasse 400 euros), une facture complète devra être émise.
Une gestion appropriée des déchets et des emballages générés par l’activité commerciale doit obligatoirement être adoptée. Les producteurs et distributeurs de produits emballés commercialisant des articles accompagnés d’emballages ou de sacs en Espagne doivent respecter plusieurs obligations, les principales sont les suivantes : s’inscrire au Registre des Producteurs de Produits (RPP) ; participer à un Système de Responsabilité Élargie du Producteur (SRAP) ; apposer un marquage ou un étiquetage sur les emballages (identification du système de gestion auquel ils sont rattachés) et informer le consommateur sur le recyclage des emballages ; ou encore tenir un registre annuel des emballages introduits sur le marché espagnol et transmettre les informations requises à l’autorité compétente.
Pour exercer sereinement son activité il est recommandé de couvrir les risques principaux pesant dessus. La souscription d’assurances à cet effet est essentielle, les principales assurances à souscrire étant les suivantes : l’assurance en Responsabilité Civile, l’assurance multirisque commerce et l’assurance perte d’exploitation.
Enfin, il convient également d’évoquer l’obligation pour le commerçant, en cas de diffusion d’œuvres musicales ou audiovisuelles au sein du commerce, de s’acquitter des droits correspondants auprès des organismes de gestion collective : la Société générale des Auteurs et Éditeurs (SGAE) pour les œuvres musicales et l’Organisme de Gestion des Droits des Producteurs Audiovisuels (EGEDA) pour les contenus audiovisuels. De plus, en cas d’utilisation de caméras de vidéosurveillance au sein du local commercial il convient de mettre en place un protocole de traitement des données personnelles afin d’assurer le respect des obligations applicables en la matière. A titre d’exemple, le responsable de traitement des données doit placer, dans chaque zone sous vidéosurveillance, des panneaux d’information visibles indiquant l’existence de caméras, l’identité du responsable du traitement des données, ainsi que les modalités d’exercice des droits d’accès, de suppression, de limitation et d’opposition.
Fort de son expérience dans le secteur du commerce de détail, le French Desk de BDO Spain (filiale du Groupe BDO, leader mondial en audit et conseil) est votre partenaire de confiance pour vous accompagner dans la gestion de l’ensemble des obligations juridiques, comptables, fiscales et sociales de votre société en Espagne et ainsi vous permettre de vous centrer en toute sérénité sur votre activité et son développement.