Outsourcing comptable i cultura organitzacional: claus per a una col·laboració reeixida
En els últims anys, cada vegada més empreses han optat per externalitzar determinats serveis, entre ells la comptabilitat. El outsourcing comptable ha deixat de ser únicament una via per a reduir costos o descarregar treball administratiu; en molts casos s'ha convertit en una manera d'incorporar coneixement especialitzat i millorar l'eficiència dels processos interns.
No obstant això, quan es parla d'externalització, sol posar-se el focus en aspectes tècnics com l'experiència del proveïdor, les eines que utilitza o el preu del servei. Hi ha un altre element que, encara que menys visible, pot marcar una diferència important en el resultat de la col·laboració: la cultura organitzacional.
En termes senzills, la cultura organitzacional fa referència al conjunt de valors, hàbits i maneres de treballar que caracteritzen a una empresa. És allò que determina com es prenen les decisions, com es comuniquen els equips i què s'espera del treball diari. En certa manera, és la “manera de ser” de l'organització.
Quan una empresa decideix treballar amb un proveïdor extern, aquest proveïdor passa a formar part —almenys parcialment— de la seva dinàmica de treball. Si no existeix un cert grau d'entesa entre totes dues maneres de treballar, és fàcil que apareguin petits frecs: malentesos en la comunicació, expectatives diferents sobre els terminis o formes distintes d'abordar un problema.
Per a evitar aquest tipus de situacions, hi ha alguns aspectes que convé cuidar des del principi.
En primer lloc, la comunicació. Més enllà de l'enviament periòdic d'informes o documentació, és important que existeixi un canal fluid entre l'empresa i l'equip extern. Poder plantejar dubtes amb naturalitat, comentar possibles millores o fins i tot reconèixer errors contribueix a generar una relació de confiança que, a la llarga, facilita molt el treball.
També resulta fonamental compartir expectatives. Abans d'iniciar la col·laboració, l'empresa hauria d'explicar amb claredat com treballa internament, quins valors prioritza i quina espera del seu proveïdor de serveis. D'aquesta manera, el proveïdor pot adaptar la seva manera de treballar a les necessitats reals del client.
Un altre factor rellevant és la capacitat d'adaptació. Les empreses estan vives, canvien: creixen, reorganitzen processos o incorporen noves eines. Quan el proveïdor extern és capaç d'ajustar-se a aquests canvis amb una actitud oberta i proactiva, deixa de ser simplement un prestador de serveis per a convertir-se en un veritable soci estratègic.
La tecnologia, per descomptat, també juga un paper important. Avui dia existeixen nombroses plataformes i eines que faciliten l'intercanvi d'informació i la gestió comptable. No obstant això, és important que aquestes solucions siguin realment útils per a totes dues parts. Quan no s'entenen bé o resulten poc pràctiques per a algun dels equips, en lloc d'ajudar poden acabar complicant el treball.
Finalment, no convé oblidar el component humà. Darrere de cada procés comptable hi ha persones que analitzen dades, resolen incidències i prenen decisions cada dia. Per això, quan es treballa amb un proveïdor extern, la relació entre equips també compta. Mantenir un tracte basat en el respecte, la confiança i la comunicació sol marcar una diferència clara en la qualitat del servei prestat.
En la pràctica, a més, moltes empreses passen per un petit període d'adaptació quan comencen a col·laborar amb un proveïdor extern. Durant les primeres setmanes o mesos és normal revisar alguns processos, aclarir com es compartirà la informació o ajustar terminis. Això no és cap problema, més aviat forma part de l'inici de qualsevol forma de col·laboració. Quan hi ha bona comunicació i una certa flexibilitat, aquests ajustos solen resoldre's de forma bastant natural. Amb el temps, l'equip extern acaba comprenent en profunditat el funcionament de l'empresa i pot fins i tot anticipar-se a algunes necessitats, la qual cosa acaba aportant valor al treball del dia a dia.
En definitiva, el outsourcing comptable pot aportar grans beneficis a una organització si es gestiona amb perspectiva i planificació. No és només la parteix tècnica o eines que s'utilitzin; l'èxit d'una col·laboració reeixida dependrà en gran manera de la sintonia en la manera de treballar entre l'empresa i el proveïdor extern. Quan tots dos equips s'entenen i comparteixen objectius, és molt més fàcil construir una relació sòlida i duradora.
Alicia Hermosa
Senior Manager Servicios Corporativos BDO Spain