Proyecto de nuevo Registro Horario Digital y tiempo efectivo de trabajo

Tras decaer el Proyecto de Ley para la reducción de la jornada laboral presentado ante las Cortes Generales, el Consejo de Ministros aprobó el pasado 30 de septiembre de 2025 la tramitación, con carácter de urgencia, del Proyecto de Real Decreto que desarrolla reglamentariamente el registro de jornada.

Dicho Proyecto de Real Decreto sobre el registro de jornada, al tener rango de reglamento y desarrollar lo dispuesto en la ley, no requiere el visto bueno de las Cortes Generales y puede ser aprobado directamente por el Gobierno. Se espera que se apruebe definitivamente por el Consejo de Ministros, y se publique oficialmente, en este mismo año 2025 o dentro del primer trimestre de 2026, ya que la tramitación está muy avanzada.

Esta norma que está próxima a su publicación, según el texto del proyecto de Real Decreto al que hemos tenido acceso, introduce cambios muy significativos que tendrán un importante impacto en las empresas.

Como novedades iniciales que establecerá esta norma sobre el registro horario están las siguientes obligaciones, reglas para realizar los asientos y contenido mínimo que debe tener el registro horario:

Principales obligaciones:

• Obligatoriamente el registro horario deberá ser digital para todas las empresas.
• Deberá cumplir los 3 principios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad ya conocidos (a los que se refirió la sentencia de 14 de mayo de 2019 del Tribunal de Justicia de la Unión Europea dictada en el asunto C-55/18), si bien el proyecto de norma define dichos principios del siguiente modo:
  • Objetividad.- Que refleje la información de manera imparcial, perceptible e indiscutible.
  • Fiabilidad.- Que los asientos del registro sean no modificables sin autorización de la empresa y de la persona trabajadora (requiere ambos consentimientos) y refleje una huella clara e indeleble de los cambios realizados y de su autoría (trazabilidad).
  • Accesibilidad.- Que sea de fácil uso y asegure la igualdad y no discriminación en el acceso de todas las personas usuarias.
• El sistema de registro debe garantizar los derechos a la intimidad y protección de datos, si bien respecto a este último derecho introduciendo expresamente en el texto normativo que se hará de acuerdo con los principios de minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad (descartando con ello el uso de los registros biométricos, en los términos en los que se ha pronunciado en el pasado la Agencia Española de Protección de Datos, que considera que no es un método proporcional ni necesario, al existir otros métodos menos intrusivos en los derechos de las personas trabajadoras).

Contenido mínimo del registro - Deberá tener, como mínimo, la siguiente información:

• Datos personales de la persona trabajadora que realiza el asiento.
• Régimen de jornada (completa o parcial), horario y, en caso de jornada parcial, porcentaje de parcialidad.
• Horario concreto (indicando hora y minuto) de inicio y finalización de cada jornada de trabajo, así como de cada pausa, dentro de la jornada, que no tenga consideración de tiempo de trabajo efectivo.
• Jornada diaria, o parte de la misma, que se desarrolla de modo presencial o a distancia.
• Horario concreto de inicio y finalización:
  • De los tiempos de espera y de los tiempos a disposición de la empresa, cuando no sean considerados tiempo de trabajo efectivo.
  • De las interrupciones del disfrute del derecho a la desconexión digital, en los términos permitidos legal y convencionalmente.
• En su caso, identificación de las horas trabajadas por aplicación de fórmulas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular de la jornada, indicando la medida concreta utilizada.
• Totalización diaria y mensual de la jornada realizada.
• Registro de las modificaciones, con autoría de las mismas.
• Reglas para los asientos.- Se establecen las siguientes reglas para la realización de los asientos en el registro horario digital:
• Realización personal, directa e inmediata al inicio y fin de cada situación.
• Cualquier modificación requiere autorización de empresa y persona trabajadora, informando a la representación legal de las personas trabajadoras en caso de discrepancia y, en ausencia de acuerdo, la empresa reflejará la modificación y la persona trabajadora su discrepancia.
• Prohibición de ubicar el registro en zonas de acceso público.

Pero las anteriores novedades no son las únicas que establece el Proyecto de Real Decreto, sino que otro de los principales cambios que tendrá un importante impacto en las empresas se refiere al Acceso, consulta y copia del registro de jornada.

En este sentido, y en cuanto a la posibilidad de las personas trabajadoras, y sus representantes, de exigir un acceso inmediato y en tiempo real a los registros de jornada, la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional ha venido indicando, que la literalidad del art. 34.9 ET no preveía dicho tipo de acceso (sentencia de 24 de febrero de 2025).

Pues bien, en cuanto al acceso, consulta y obtención de copias del registro, el Proyecto de Real Decreto establece como importantes novedades:

• Que el sistema de registro deberá permitir que las personas trabajadoras puedan tener dicho acceso inmediato y en tiempo real (obteniendo copia de sus asientos y modificaciones) en cualquier momento en su lugar de trabajo, debiendo además la empresa entregar copia del resumen del registro correspondiente junto con la nómina.
• Que la representación legal de las personas trabajadoras también tendrá acceso completo, en cualquier momento y de forma inmediata, desde el centro de trabajo, si bien anonimizando algunos datos sensibles no necesarios.
• Deberá permitir el acceso en remoto y presencial a la Inspección de Trabajo.
• La información del registro y sus copias deberán figurar en un formato tratable, legible y compatible con los formatos y sistemas de uso generalizado.

El proyecto de Real Decreto establece, a su vez, que la empresa debe elaborar (previa información y consulta a la representación legal de las personas trabajadoras) un protocolo de organización y documentación del registro de jornada (que no es una novedad para una gran mayoría de empresas, las cuales vienen desarrollado políticas de registro en dichos términos), estableciendo como novedades en este sentido la determinación de un contenido mínimo (entre el que se encuentra la evaluación periódica de dicho protocolo) y que la empresa deba garantizar a las personas trabajadoras formación al respecto.

Finalmente, y también como novedad, la norma establece la obligación del registro a las relaciones laborales de carácter especial.

Por tanto, esta futura norma que (en principio) se publicará próximamente, introduce cambios muy significativos que implicarán un importante impacto en las empresas, no sólo por la mayor carga administrativa (más datos a registrar y validar) o coste por adquisición o adaptación de sistemas digitales sino, especialmente, al incrementar la necesidad de las empresas de auditar sus sistemas para garantizar el cumplimiento y evitar sanciones.

Otro efecto que seguramente se producirá en el futuro (en caso de aprobación de la norma en los términos en que está planteada, situación que es muy probable) será el incremento de la litigiosidad entre las empresas y las personas trabajadoras, pudiendo centrarse algunas de las discrepancias que puedan existir entre las partes en la diversidad de criterios mantenidos sobre la consideración o no de tiempo efectivo de trabajo en determinadas condiciones y circunstancias.

Y sobre esta cuestión de consideración o no de tiempo efectivo de trabajo recientemente se ha pronunciado la Sala de lo Social del Tribunal Supremo (sentencia de 23 de septiembre de 2025), confirmando que la hora de comida puede ser trabajo efectivo si la desconexión no es total (en el caso analizado se refería a personal sanitario de ambulancias).

A su vez, también recientemente el Tribunal Superior de Justicia de la Unión Europea se ha pronunciado sobre esta cuestión en dos sentencias. En la primera de ellas (sentencia de 9 de octubre de 2025), y en relación con trabajadores de brigadas de biodiversidad que realizan trabajos de mejora de espacios naturales protegidos para una empresa española con participación pública, dicho alto tribunal ha establecido que el tiempo de desplazamiento desde la base a los espacios naturales concretos donde realizaban sus funciones es tiempo efectivo de trabajo, incluyendo tanto el trayecto de ida como el trayecto de vuelta a la base.

En la segunda sentencia dictada por el TJUE (sentencia de 30 de octubre de 2025), que analiza la consideración o no como tiempo de trabajo del periodo de guardia  en régimen de disponibilidad (tanto presencial en el propio centro de trabajo como no presencial desde su domicilio) de una Fiscal adjunta que trabaja en una Fiscalía municipal de la República de Croacia, considera dicho alto tribunal que el tiempo en dichas guardias es tiempo efectivo de trabajo debido a las limitaciones impuestas, ya que debe estar en todo momento preparada para realizar inmediatamente las mismas tareas y funciones que realiza en su horas normales en el lugar de trabajo, por lo que no puede efectivamente alejarse desde su trabajo o desde su domicilio y dedicarse a sus propios intereses.

Todas las circunstancias anteriores implican que cada vez sea más necesario que las empresas busquen y obtengan un adecuado asesoramiento especializado. En este sentido, desde el departamento de asesoramiento jurídico laboral de BDO Abogados podemos ayudar en la obtención de dicho asesoramiento, así como en la realización de auditorías de los sistemas de registro o control horario y/o sobre su implantación, especialmente ante los cambios normativos (e interpretaciones que suponen los mismos) que se avecinan.