La nueva obligación VERI*FACTU ¿Impacto tecnológico o fiscal?
La nueva obligación VERI*FACTU ¿Impacto tecnológico o fiscal?
A partir del 1 de enero de 2026 será de aplicación para un gran número de empresas españolas el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos (SIF) o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, conocido como VERI*FACTU.
El objetivo de esta normativa es claro: impedir el fraude en el proceso de facturación y reducir la competencia desleal derivada de prácticas irregulares. En línea con otros países europeos y con la experiencia del sistema TicketBai en el País Vasco, el reglamento persigue erradicar el uso de softwares que permiten llevar una doble contabilidad. Para ello, todos los SIF deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros que realizamos en ellos de acuerdo con lo dispuesto por la Ley “Antifraude” 11/2021.
En el momento de expedición de la factura, los sistemas informáticos de facturación deben generar y guardar (o remitir a la Agencia Tributaria) un resumen de la factura (registro de facturación), que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos, la inclusión de información del anterior registro generado y, en su caso, la firma electrónica del emisor. Asimismo, se debe incluir un código QR en la factura expedida, cuyo objetivo es que el receptor de dicha factura, de forma voluntaria, pueda remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación.
Esta nueva normativa supone un cambio de paradigma para las empresas a las que les es de aplicación y les impactará de manera relevante en la emisión de sus facturas y en la preparación de sus declaraciones de IVA.
Al igual que ocurrió en 2017 con el Suministro Inmediato de Información, aplicable a las empresas con un volumen de facturación anual superior a los 6 millones de euros, VERI*FACTU supone que las empresas tendrán que anticipar el análisis de sus datos de facturación que se habrán facilitado, en la mayoría de los casos, casi en tiempo real o de forma instantánea a la Administración Tributaria.
Hasta ahora, la mayoría de las empresas que no estaban afectadas por el SII, contaban con unos días desde el cierre contable del mes hasta la presentación de sus declaraciones de IVA. En esos días se revisaban los datos, se corregían los errores detectados o se analizaban o consultaban a los asesores fiscales aquellas cuestiones complejas que pudieran generar dudas fiscales. Con VERI*FACTU ese margen desaparece: la comunicación es inmediata, por lo que los errores deben evitarse desde el origen del proceso.
En consecuencia, aunque en un primer momento pueda parecer que el reto es exclusivamente tecnológico, lo cierto es que el impacto será también —y sobre todo— fiscal. Será imprescindible anticipar la revisión de las operaciones y asegurar que las facturas se expiden de manera fiscalmente correcta desde el primer momento.
Las empresas puede que necesiten redefinir sus procesos de facturación y ello no por el hecho de que VERI*FACTU introduzca una larga lista de nuevos requisitos de facturación, sino por el hecho de que es posible que sus facturas no estuvieran cumpliendo los requisitos previstos en el Reglamento de facturación (aprobado por el Real Decreto 1619/2012), pero dichos incumplimientos o bien eran corregidos a posteriori o bien no eran detectados por la Administración Tributaria más que en el caso de realizarse una inspección o comprobación tributaria.
Nos referimos, por ejemplo, a los supuestos de rectificación de facturas, que presentan una variedad de casuísticas, generan un sinfín de dudas y hasta ahora no siempre se han resueltos por las empresas de una forma ortodoxa de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.
Más aún, conviene señalar que las empresas acogidas al SII no deben cumplir con las obligaciones y requisitos de este reglamento por lo que un análisis estratégico resultaría, de igual manera, conveniente para concluir si resultaría beneficioso para el contribuyente optar por este régimen de forma voluntaria y, de esta manera, evitar el gravoso régimen sancionador que se ha dispuesto para esta nueva obligación que puede suponer sanciones de 50.000 € para los usuarios que operen con un software que no cumpla con los requisitos; todo ello sin perjuicio de las posibles sanciones derivadas de un incumplimiento en materia de facturación previstas en la Ley General Tributaria para todos los contribuyentes.
Así que, aunque el cumplimiento de la nueva normativa VERI*FACTU pudiera parecer que exclusivamente tiene un impacto tecnológico, para superar con éxito el desafío de su implementación, las empresas afectadas no deben dejar de lado el análisis de su impacto fiscal.
El objetivo de esta normativa es claro: impedir el fraude en el proceso de facturación y reducir la competencia desleal derivada de prácticas irregulares. En línea con otros países europeos y con la experiencia del sistema TicketBai en el País Vasco, el reglamento persigue erradicar el uso de softwares que permiten llevar una doble contabilidad. Para ello, todos los SIF deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros que realizamos en ellos de acuerdo con lo dispuesto por la Ley “Antifraude” 11/2021.
En el momento de expedición de la factura, los sistemas informáticos de facturación deben generar y guardar (o remitir a la Agencia Tributaria) un resumen de la factura (registro de facturación), que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos, la inclusión de información del anterior registro generado y, en su caso, la firma electrónica del emisor. Asimismo, se debe incluir un código QR en la factura expedida, cuyo objetivo es que el receptor de dicha factura, de forma voluntaria, pueda remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación.
Esta nueva normativa supone un cambio de paradigma para las empresas a las que les es de aplicación y les impactará de manera relevante en la emisión de sus facturas y en la preparación de sus declaraciones de IVA.
Al igual que ocurrió en 2017 con el Suministro Inmediato de Información, aplicable a las empresas con un volumen de facturación anual superior a los 6 millones de euros, VERI*FACTU supone que las empresas tendrán que anticipar el análisis de sus datos de facturación que se habrán facilitado, en la mayoría de los casos, casi en tiempo real o de forma instantánea a la Administración Tributaria.
Hasta ahora, la mayoría de las empresas que no estaban afectadas por el SII, contaban con unos días desde el cierre contable del mes hasta la presentación de sus declaraciones de IVA. En esos días se revisaban los datos, se corregían los errores detectados o se analizaban o consultaban a los asesores fiscales aquellas cuestiones complejas que pudieran generar dudas fiscales. Con VERI*FACTU ese margen desaparece: la comunicación es inmediata, por lo que los errores deben evitarse desde el origen del proceso.
En consecuencia, aunque en un primer momento pueda parecer que el reto es exclusivamente tecnológico, lo cierto es que el impacto será también —y sobre todo— fiscal. Será imprescindible anticipar la revisión de las operaciones y asegurar que las facturas se expiden de manera fiscalmente correcta desde el primer momento.
Las empresas puede que necesiten redefinir sus procesos de facturación y ello no por el hecho de que VERI*FACTU introduzca una larga lista de nuevos requisitos de facturación, sino por el hecho de que es posible que sus facturas no estuvieran cumpliendo los requisitos previstos en el Reglamento de facturación (aprobado por el Real Decreto 1619/2012), pero dichos incumplimientos o bien eran corregidos a posteriori o bien no eran detectados por la Administración Tributaria más que en el caso de realizarse una inspección o comprobación tributaria.
Nos referimos, por ejemplo, a los supuestos de rectificación de facturas, que presentan una variedad de casuísticas, generan un sinfín de dudas y hasta ahora no siempre se han resueltos por las empresas de una forma ortodoxa de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.
Más aún, conviene señalar que las empresas acogidas al SII no deben cumplir con las obligaciones y requisitos de este reglamento por lo que un análisis estratégico resultaría, de igual manera, conveniente para concluir si resultaría beneficioso para el contribuyente optar por este régimen de forma voluntaria y, de esta manera, evitar el gravoso régimen sancionador que se ha dispuesto para esta nueva obligación que puede suponer sanciones de 50.000 € para los usuarios que operen con un software que no cumpla con los requisitos; todo ello sin perjuicio de las posibles sanciones derivadas de un incumplimiento en materia de facturación previstas en la Ley General Tributaria para todos los contribuyentes.
Así que, aunque el cumplimiento de la nueva normativa VERI*FACTU pudiera parecer que exclusivamente tiene un impacto tecnológico, para superar con éxito el desafío de su implementación, las empresas afectadas no deben dejar de lado el análisis de su impacto fiscal.
