Consejos en la Implantación de Procesos Administrativos
Consejos en la Implantación de Procesos Administrativos
Siempre escuchamos que la aplicación de los nuevos sistemas/programas que se desarrollan aplicando soluciones de automatización serán la revolución de los procesos administrativos, el fin de las tareas administrativas, es por ello que muchas empresas apuestan por automatizar los procesos más básicos. La verdad es que poder automatizar procesos que no llevan ningún valor añadido de los empleados siempre es una gran idea ya que, no aporta nada a los empleados y se puede optimizar el tiempo con tareas más complejas que les motiven más y les ayuden a su crecimiento laboral. Este proceso que suena maravilloso, lleva asociados una serie de problemas y desafíos que nos estamos encontrando recurrentemente en nuestros clientes. Por ello, vamos a intentar abordar aquellos problemas que vamos detectando para ayudar a aquellos que se van a ver inmersos en estos procesos.
Estamos seguros de que, siguiendo estas sencillas reglas, la implementación de cualquier nuevo proceso administrativo como puede ser un nuevo programa de contabilidad, la automatización en alguna tarea rutinaria, la utilización de programas específicos de tesorería o una plataforma para ayudar en la confección de presupuestos será más llevadera y terminará ahorrando costes y problemas en su puesta en marcha. Muchas veces los problemas no aparecen hasta que se instaura el proceso, pero si podemos anticiparnos a los problemas más comunes la transición será más fácil y llevadera y aseguraremos un mayor porcentaje de éxito.
Os animamos a que analicéis en vuestras Sociedades aquellas tareas administrativas que generen poco valor añadido, de cara a invertir en la automatización y en poder ofrecer tareas más motivadoras para los empleados.
- La figura del responsable: Seleccionar un responsable se hace fundamental para evitar que se dejen de hacer tareas o se diluya la responsabilidad. Dejar claras las funciones y tareas de cada uno, hace que no se eludan responsabilidades por que nadie quiere asumir nuevas tareas y tener un referente al que acudir para solucionar las posibles preguntas que puedan surgir.
- Explicar los objetivos y beneficios de forma clara: Tener en la cabeza cuál es el objetivo final ayuda a saber en que dirección hay que ir y que resultados se quieren obtener. En ocasiones no se presta atención a esta tarea y el resultado suele ser tener a empleados haciendo las cosas sin conocimiento y sin tener una idea clara de que se busca.
- Una comunicación eficaz con el consultor: Saber trasladar al consultor lo que necesitamos es otra parte importante e indispensable. Siempre nos encontramos que los packs standard a veces no son suficientes por la complejidad de la Sociedad y se necesita hacer algo a medida. En estos casos es importante la buena comunicación y el saber transmitir que se desea, siempre intentando traducir el lenguaje técnico a algo comprensible por ambas partes.
- Una buena planificación y definición: Este hecho es primordial, ya que muchas veces se implanta un proceso con una idea general, pero no se tiene en cuenta a las personas que deben ejecutarlo, o problemas que pueden ser de índole local como por ejemplo tener que cumplir con unas reglas locales de un sistema de facturación o contabilidad.
- Implicar a todos los partícipes desde el principio: Que las diferentes personas que tienen que implementar el proceso estén implicadas desde el principio, esto ayuda a localizar problemas y a que las partes se sientan integradas. Muchas veces el que venga un proceso impuesto lleva al rechazo, ya que supone asumir nuevas tareas o roles y salir de la zona de confort de las personas.
- Una correcta parametrización: El uso de controles o herramientas de Quality Asurance durante las etapas de la implantación es necesario. A veces nos hemos encontrado procesos mal configurados que ha supuesto la pérdida de tiempo o la ineficiencia del proceso.
- Definir y llevar a cabo una serie de pruebas del sistema antes de la implantación, asegurando que se realizan en base a las tareas y procesos definidos: de esta manera se pueden probar todas las aplicaciones y tareas antes de su puesta en producción y se podrá asegurar que el sistema funciona correctamente y se adapta a las especificidades de la normativa local.
- Un training adecuado: Antes de empezar el proceso es fundamental que se haga un training o proceso de formación para que se sepa exactamente como funciona ese proceso y se vean posibles problemas. Muchas veces nos encontramos con procesos que se implantan y los usuarios no tienen las competencias adecuadas. Estos problemas suelen conllevar un retraso o sobrecarga de trabajo de los empleados, lo que provoca un carisma negativo al nuevo proceso.
Estamos seguros de que, siguiendo estas sencillas reglas, la implementación de cualquier nuevo proceso administrativo como puede ser un nuevo programa de contabilidad, la automatización en alguna tarea rutinaria, la utilización de programas específicos de tesorería o una plataforma para ayudar en la confección de presupuestos será más llevadera y terminará ahorrando costes y problemas en su puesta en marcha. Muchas veces los problemas no aparecen hasta que se instaura el proceso, pero si podemos anticiparnos a los problemas más comunes la transición será más fácil y llevadera y aseguraremos un mayor porcentaje de éxito.
Os animamos a que analicéis en vuestras Sociedades aquellas tareas administrativas que generen poco valor añadido, de cara a invertir en la automatización y en poder ofrecer tareas más motivadoras para los empleados.
