FACTURA ELECTRÓNICA ¿PRUEBA Y ERROR?

El 15 de enero de 2015, por imperativo legal, las empresas empezaron a enviar electrónicamente las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas. En consecuencia, desde BDO, estamos gestionando el proceso de digitalización, firma digital y envío de las facturas a los organismos públicos para muchos de nuestros clientes.

En un contexto en el que las Administraciones Públicas tenían multitud de portales de entrada de facturas, sin instrucciones claras, hemos aplicado el sentido común y el método del ensayo  y error, todo ello basado en un necesario desarrollo tecnológico para hacer frente al proceso de manera eficiente y automatizada.

La voluntad del legislador con la aprobación de la Ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, era muy clara y loable: dar fluidez y agilidad al circuito de recepción, contabilización y pago de las facturas en el Sector Público, con el objetivo de cumplir con el plazo de pago previsto en la Ley de Morosidad y aumentar la eficiencia del Sector Público.

El sistema es aparentemente simple: las empresas emiten sus facturas en base a un esquema definido (XML Facturae 3.1), se firman con un certificado digital, se suben al portal de entrada de facturas de la Administración, la Administración Pública las contabiliza automáticamente y de esta manera la empresa puede cobrar la factura dentro del plazo máximo de 30 días.

Sin embargo, la realidad en estos primeros meses ha sido algo más complicada. El grado de descentralización del país se materializa también en la descentralización de los Puntos Generales de Entrada de Facturas. La idea es que existe un portal, llamado FACE, que ha nacido para ser el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración y tiene la voluntad de que todos los organismos de las distintas administraciones puedan recibir facturas a través de este portal. Lo que ocurre es que a fecha de hoy, los organismos de algunas comunidades autónomas sólo permiten la entrada de facturas a través del portal autonómico: esto sucede en comunidades tan representativas como  Cataluña, Castilla y León, Galicia, La Rioja y País Vasco. A pesar de que paulatinamente, los organismos asociados a estos portales autonómicos van dándose de alta en el portal centralizado, todavía son muchos los que no lo han hecho  y lo que es peor, parece que en algunos casos no tienen ninguna intención de adherirse a FACE.

La gestión de las facturas, una vez han sido volcadas en el portal correspondiente, tampoco es sencilla, cada organismo tiene sus criterios y manera de proceder. Localizar el código DIR3 (Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora) del organismo y hacer el seguimiento de la aprobación de la factura una vez tramitada son tareas que requieren tiempo y constancia. Adicionalmente, aunque se adjunte el PDF con la factura física, gesto que evita algunos problemas, hay organismos que solicitan que en determinados campos del fichero normalizado se incorpore información relativa a número de pedido, unidades, descripción del artículo, detalle del descuento, etc. En definitiva, para aquellos organismos mal pagadores, la tecnología no ha hecho sino aumentar las excusas para devolver la factura y retrasar el pago.

En general, como consecuencia de esta obligación, las empresas han aumentado los costes y la carga administrativa pero, por otro lado, se han mostrado muy receptivas a asumirlo. Lo que no están dispuestas a asumir es que la novedad implique durante mucho más tiempo un retraso en las cuentas a cobrar y que esto perjudique su tesorería.

Es evidente que la consciencia generalizada es que los departamentos de administración deben ir automatizándose. En este sentido, cada día son más las empresas que ya envían sus facturas de forma telemática a sus clientes que no son organismos públicos, ya que en este caso los requisitos formales son menores y la reducción de costes es significativa. Asimismo, gradualmente, las compañías van implantando sistemas integrados de reconocimiento óptico (OCR) para escanear sus documentos y contabilizar las facturas de forma automática con soluciones basadas en la nube.En definitiva, el papel cero en las empresas y en las Administraciones Públicas está más cerca de lo que pensamos.