EL RETO DE LA EXTERNALIZACIÓN DE PROCESOS CONTABLES

El outsourcing consiste en la subcontratación o el uso de recursos externos a la empresa, para llevar a cabo o desarrollar ciertas tareas o servicios que no forman parte de la actividad clave de una organización.

El outsourcing puede ser de diferentes tareas como:

  • Recursos humanos. No solo se trata de la externalización de la confección de las nóminas, contratos laborales o elaboración de seguros sociales; si no también de los procesos de selección y captación de candidatos, hecho que garantiza una mayor objetividad e independencia en el proceso.
  • Tecnologías de la información. Esta área requiere de unos conocimientos muy técnicos y no todas las empresas lo poseen. Es por ello que muchas veces contratan outsourcing para el desarrollo de soluciones tecnológicas o la propia digitalización de la documentación.  
  • Subcontratación de procesos de conocimientos relacionados con servicios legales, protección de datos, protocolos de transfer Price o análisis de datos.

No obstante, en este artículo vamos a hacer hincapié en el Business Process Outsourcing y en concreto, en el que hace referencia a servicios contables, financieros o tributarios.

¿En que consiste el outsourcing contable y gestión fiscal?

La verdad es que, en el outsourcing contable se puede llegar a externalizar todo el proceso y circuito contable. Esto es:

  • Elaboración, control y mantenimiento de los libros contables, mayores, carteras de clientes, carteras de proveedores, libros de inmovilizado…
  • Confección de los libros de contabilidad y posterior presentación en el Registro Mercantil.
  • Elaboración de las cuentas anuales de acuerdo con las normas del plan general de contabilidad o transformación de cuentas hechas con regulación de otros países.
  • Asesoramiento y confección de los diferentes impuestos como IVA, pagos a cuenta de IRPF, pagos a cuenta de impuesto de sociedades, impuestos de sociedades…
  • Confección de cuadro de mandos integral o informes.
  • Implantación de software para el análisis de datos, ratios financieros, comparativas sectoriales.

Sin embargo, también se puede dar la circunstancia de que solo se externalice un proceso o área del departamento como facturación emitida, control de proveedores, tesorería etc. Esto suele suceder cuando la organización es muy grande y los procesos son cuantiosos o exhaustivos.

En los últimos tiempos se están llevando a cabo externalizaciones de tareas relacionadas con Robotic Process Automation (RPA’s) esto se traduce en desarrollar a través de un software la automatización de acciones repetibles y/o manuales dentro de los procesos contables, como puede ser la introducción de asientos bancarios o facturación emitida / recibida.

En el fondo el outsourcing busca impulsar la eficiencia de las áreas centrales de un negocio, aprovechando la experiencia de la empresa contratada en los procesos específicos subcontratados. Pero también hay otras ventajas como:

  • Descarga de trabajo a los empleados del departamento de contabilidad de una organización para enfocarles en otro tipo de proyectos como podría ser la migración a otro software contable o ERP.
  • Reducción de gastos / inversión en espacios, hardware, software necesario cuando se implanta un departamento contable.
  • No es necesario emplear recursos humanos en la búsqueda de profesionales relacionados con la materia ya que se encarga la propia empresa subcontratada.
  • Reducción de brechas o fugas de datos económicos a terceros relacionados con la organización.

Pero también ha habido sombras o desventajas en este tipo de externalización. Sombras que se han ido solucionando con el avance de la tecnología y ya el mercado no las percibe como tal. Por ejemplo:

  • La creencia de que se pierde el control total y directo sobre datos vitales deja de ser cierta cuando se dispone de sistemas VPN para que el cliente pueda acceder a sus datos económicos en el momento.
  • Los certificados digitales dan acceso a cualquier información de tipo legal, censal o tributario necesaria para los directivos o administradores de una sociedad.
  • Los retrasos en la entrega de la información en especial los informes de cierre, tienen los días contados si la empresa se basa en software o servicios de inteligencia empresarial como puede ser el Power BI, ya que gracias a sus puertas de enlace los datos son actualizados periódicamente y al instante.

Es cada vez más usual y parece cada día más inevitable dentro de un contexto digital, que los departamentos contables de las empresas se externalicen, para facilitar el enfoque de actividades claves dentro de las organizaciones y el ahorro de recursos que a la larga pueden ser necesarios para una optimización de las inversiones en las empresas.