"RED FLAGS" EN EL DÍA A DÍA DE UN CONTABLE

Entrados ya en el nuevo año y una vez que ya hemos afrontado el reto de cerrar el ejercicio contable y fiscal 2021, toca reflexionar si el cierre ha ido todo lo bien que esperábamos o si se ha convertido en un auténtico vía crucis. A continuación, desde el área de outsourcing contable de BDO vamos a orientar a los departamentos contables y financieros con determinadas medidas que faciliten el desarrollo y cierre del próximo ejercicio

Existen determinadas “red flags” que han de revisarse periódicamente para que, en el momento de enfrentarse al cierre del ejercicio, se depuren todos los errores u omisiones que hubieran podido cometerse durante el transcurso del ejercicio. Sin este trabajo previo, el cierre anual requerirá de una mayor inversión de tiempo para revisar y verificar con atención en un momento de habitual acumulación de tareas como conlleva el cierre contable anual, sumado a todas las obligaciones fiscales que versan sobre los registros contables cuyo vencimiento se produce en esas mismas fechas.

Aunque conocidas, refrescamos aquellas áreas contables en las que se debe poner el foco en la espera de que los estados contables y financieros de una empresa cumplan con su principal cometido, mostrar la imagen fiel de la compañía. A continuación, les describimos los principales puntos de atención para 2021:

Tesorería 

Conviene realizar una conciliación bancaria mensual de todas las cuentas, analizando las posibles diferencias y clasificando de forma correcta los saldos “en descubierto”, es un error mostrar saldos negativos en las cuentas 570 o 572.

Inmovilizado material, intangible 

1.- Procurar hacer una conciliación periódica del libro de activos fijos con los importes reconocidos en el balance.

2.- Estimar la vida útil de acuerdo con uso real de los elementos y no asimilarla a los porcentajes de amortización máximos que reconoce la Ley del impuesto, ya que esta práctica no es correcta en virtud de la definición que se da en la NRV 2ª del Plan General de Contabilidad (PGC).

3.- También conviene revisar los inmovilizados de escaso valor (valor unitario inferior a 300 euros), imputados directamente como gasto del ejercicio a la cuenta de pérdidas y ganancias. Recordamos que la normativa fiscal impone una limitación anual a su deducibilidad.

Activos y Pasivos financieros

1.- Cuentas por cobrar y pagar.  Es preciso revisar los saldos de las cuentas con nuestros clientes y proveedores y conciliar los saldos pendientes de cobro y pago con nuestro informe de cartera.

Por otro lado, habría que analizar los “saldos acreedores” en cuentas de clientes o “saldos deudores” en las cuentas de proveedores, ya que esto es indicador de errores u omisiones, o bien porque nos falte algún documento por registrar.

En relación con los clientes, habrá que hacer seguimiento de aquellos créditos no cobrados de antigüedad considerable para determinar su deterioro y/o considerarlos incobrables. Los deterioros por créditos comerciales están sujetos a condiciones en cuanto a su deducibilidad en el Impuesto sobre Sociedades.

2.- Préstamos, créditos y pólizas. Conviene revisar los contratos para entender y reconocer de forma correcta tanto la amortización del principal como el gasto financiero. Los contratos suelen incluir las tablas de amortización, dotándonos de más información sobre los periodos y calendario de pagos, por lo que nos sirven como guía para comprobar saldos.

Especial atención requerirán aquellos prestamos percibidos a tipo cero o a un tipo inferior al de mercado. Estos préstamos deben contabilizarse de acuerdo con lo establecido en la consulta 1 del BOICAC Nº 81/2010.

Administraciones Públicas

Debemos verificar y conciliar que nuestros modelos tributarios concilian perfectamente con los saldos contables, que los importes han sido reclasificados y liquidados correctamente y que los pagos periódicos cancelen los saldos y revisar las posibles diferencias.

Ingresos y gastos

En relación con los ingresos, tendremos que adaptar nuestros controles para cerciorarnos que se verifican las 5 etapas secuenciales para el reconocimiento de los ingresos incluidos en norma aprobada por Real Decreto 1/2021 y la Resolución del ICAC de 10 de febrero de 2021.

Del mismo modo, habrá que periodificar aquellos gastos cuando la recepción, disfrute o suministro de los bienes y/o servicios aún no se haya devengado, pero de los que se haya recibido factura o hayan sido pagados anticipadamente e imputarlos periodo a periodo según proceda.

Respecto a los gastos, debemos contar con toda la documentación soporte y/o justificante de los mismos. Un gasto que no esté debidamente soportado o justificado no tendrá la consideración de gasto fiscalmente deducible.

Otras revisiones

La famosa cuenta 555 “Partidas pendientes de aplicación” de la que los contables solemos abusar en cuanto a su uso. Un saldo elevado en esta cuenta al cierre o durante el transcurso del ejercicio puede nos da indicios de que la contabilidad no es un fiel reflejo de la realidad.

Otra cuenta que también aparece mucho en los mayores de las empresas es la 551 “Cuenta corriente con socios y administradores”. Debemos prestar especial atención a los importes reconocidos en esta cuenta para cerciorarnos que se adecúan a la naturaleza de la propia cuenta con las implicaciones fiscales que esto podría conllevar.

Además de los puntos que desde el área de outsourcing contable de BDO consideramos como principales red flags a considerar en el día a día de un contable, el Consejo General de Economistas de España, a través de sus órganos especializados en fiscalidad y contabilidad —Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF) y Economistas Contables (EC)—, han elaborado el documento “Cierre Contable y Fiscal del Impuesto de Sociedades 2021” en el que han incluido 90 recomendaciones a tener en cuenta de cara a preparar un cierre anual de forma correcta y que, como hemos mencionado anteriormente, cuanto mayor seguimiento y control tengamos de las red flags de forma periódica, mayor certeza tendremos sobre la integridad de la información contable ya que, “con orden y tiempo se encuentra el secreto de hacerlo todo, y de hacerlo bien” [Pitágoras].