CANAL DE DENUNCIAS, TODAS LAS DUDAS RESUELTAS

El pasado mes de noviembre, se publicaba la Directiva 2019/1937 del Consejo de la Unión Europea relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones cometidas tanto en el ámbito público, como en el privado, y que deberá ser transpuesta en los Estados miembros en el plazo de dos años.

Con esta nueva Directiva 2019/1937, la Unión Europea busca que los canales de denuncias de las organizaciones públicas y privadas sean seguros, garanticen de forma eficaz la protección de los denunciantes e impidan que estos puedan ser objeto de represalias por haber puesto en conocimiento prácticas irregulares en el seno de las organizaciones en las que prestan servicios.

El efecto más inmediato de esta nueva Directiva 2019/1937, una vez traspuesta, es que las organizaciones de 50 o más trabajadores, o aquellas que por su actividad y el correspondiente nivel de riesgo (en concreto en los ámbitos de la salud pública y el medio ambiente) deberán definir e implantar canales de denuncias y de seguimiento de las mismas.

Ahora que ya sabemos “el qué”, veamos “el cómo”:

Dentro de los modelos de compliance penal y de gestión del fraude, el canal de denuncias es uno de los principales mecanismos de control para la identificación de potenciales prácticas irregulares o delictivas, por ello, su difusión y puesta en conocimiento dentro de las organizaciones resulta clave para su funcionamiento eficaz. Pero, ¿a quién debemos notificar la existencia de este canal de denuncias? La realidad actual es que la mayoría de las organizaciones mantienen sus canales de denuncias cerrados, es decir, únicamente son puestos en conocimiento de los empleados de la Organización. No obstante, la Directiva, a modo de buenas prácticas, recomienda que este canal debe ser abierto y accesible para terceros relacionados con la organización con motivo de su actividad, estos pueden ser, entre otros, proveedores, intermediarios, agentes, clientes, etc.

Otro aspecto que puede suponer un auténtico quebradero de cabeza a la hora de poner en marcha un canal de denuncias, es todo lo referido al anonimato del denunciante. Es muy común que este punto genere cierto recelo entre los empleados de una organización y que pueda suponer un freno al uso eficaz del canal. En este sentido, la Directiva, consciente de esta realidad, es muy clara a la hora de destacar la relevancia de preservar la identidad del denunciante en todo momento y de disponer de los mecanismos técnicos adecuados que garanticen la confidencialidad tanto del denunciante como del denunciado mientras dure el proceso de recepción, análisis, investigación y resolución de la denuncia recibida.

Es por esto que, tal y como establece la Directiva 2019/1937, los canales de denuncias deben preservar la confidencialidad de los usuarios, de tal manera que la identidad de la persona que pone en conocimiento prácticas ilícitas debe permanecer oculta en todo momento, pero a su vez, la organización debe disponer de los medios adecuados, como por ejemplo sistemas de encriptado de comunicaciones, para que, en caso de ser necesario, permitan contactar con el denunciante si se requiere de información adicional para el análisis e investigación de la denuncia, o, en último término, si así lo requiriesen los cuerpos policiales u órganos de justicia.

Por último, otro punto que acostumbra a ser objeto de debate a la hora de abordar la gestión de los canales de denuncias, es el relacionado con los destinatarios de las denuncias enviadas y los encargados de su gestión. En este sentido, la Directiva 2019/1937 determina que cada organización debe contar con un canal de denuncias, sin embargo, deja la opción de externalizar en un tercero la recepción y gestión en las fases iniciales las denuncias de infracciones en nombre suyo, siempre que estos ofrezcan garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto profesional.

En base a las tendencias observadas en el mercado, cada vez resulta más frecuente que las organizaciones opten por una gestión externa en las fases iniciales de recepción y pre-análisis de la denuncia, así como en la gestión y conservación documental de la misma.

Las principales ventajas que encontramos a la hora de optar por esta externalización son:

  • La disponibilidad por parte de estos terceros de herramientas específicas para la recepción y análisis de las denuncias.
  • La especialización en distintos ámbitos de los recursos destinados al análisis de las mismas.
  • La preservación de la confidencialidad de la denuncia al ser tratada por un externo.
  • La imparcialidad, homogeneidad y profesionalidad en el análisis realizado.
  • La trazabilidad a lo largo de todo el proceso seguido en la gestión de las denuncias recibidas.
  • La adecuada custodia y almacenamiento de las evidencias recabadas durante las investigaciones realizadas.

No obstante, una vez recibida la denuncia y realizado el análisis previo de la misma por parte de estos agentes externos, el resultado debe remitirse a la organización que será la responsable última de la intervención, investigación y resolución según consideren oportuno, con el asesoramiento y el soporte necesario de especialistas en la investigación y en cada campo de análisis (legal, laboral, etc.).