A la hora de elegir un nuevo ERP los Directores Financieros se encuentran primero con multitud de opciones en el mercado, o, cada vez en más ocasiones, con la imposición directa de sus matrices en la elección de ese ERP. La problemática en cada uno de las dos opciones es muy diferente, y no seremos nosotros los que recomendemos un ERP u otro, eso se lo dejamos a ustedes o sus “mayores” en las sedes centrales de sus compañías.
En el caso de la elección de un nuevo ERP la implantación tienes principalmente tres fases, (1) definición de las necesidades de la compañía y calendario de implementación, (2) fase de implementación que principalmente incluye la carga de datos y (3) la fase de testeo, paralelo y puesta en marcha. Tras “sufrir” diferentes cambios de ERP´s tanto como consultor, como Director Financiero de diferentes compañías, la conclusión ha sido que el apoyo externo es fundamental. En las fases de planificación del trabajo siempre se estima que el traspaso de la base de datos de información se hará de manera automática, que en los meses en los que se trabaje en paralelo el departamento financiero podrá soportar la carga de trabajo de contabilizar en el antiguo y en el nuevo ERP, y sobre todo después de contabilizar y cerrar el mes podrá chequear el balance y la cuenta de resultados que genere cada uno de los sistemas contables. Pero la realidad es otra, la totalidad de la información no se puede cargar automáticamente y finalmente se acaba cargando una importante cantidad de información de manera manual, lo que coloquialmente llamamos “picar” datos. Pero quién “pica” realmente estos datos, la mayor parte de las veces los propios contables de la compañía que en vez de contabilizar los asientos del mes se dedican a “picar” la base de datos, en estos momentos empezamos con los “retrasos” en la implementación y la fase 1 de planificación al final ha sido una pérdida de tiempo. Después de vivir varias implementaciones como Director Financiero, la opción de poder externalizar esta fase del proyecto, sobre todo cuando empezamos a tener dificultades en la migración de la información o retrasos respecto de los hitos marcados, empezó a ser una solución que una vez puesta en práctica resulto ser uno de los pilares del “éxito” en el cambio de un ERP. En la fase de testeo y paralelo, y aquí consideraremos que hemos sido lo suficientemente precavidos para hacer un paralelo de los dos sistemas de uno o dos meses, volvemos a tener dos opciones cargar al equipo de contabilidad con la doble carga de contabilizar en los dos sistemas contables (por cierto, previamente habrán tenido una formación específica de “n” días en el nuevo ERP) o externalizar en expertos contables la contabilización en uno de los dos sistemas y el chequeo de los resultados en cada uno de ellos y en la reconciliación de las diferencias. En resumen la idea de buscar ayuda externa en estos procesos de implantación se centra en que los equipo de contabilidad de las empresas puedan continuar con su día a día (la formación en el nuevo ERP si será indispensable) y poder cumplir con sus obligaciones de reporte de información, fiscales, etc…
En el caso de nuevas filiales o sucursales de compañías extranjeras la problemática es diferente. Estas compañías en su expansión buscan que todas sus filiales o sucursales utilicen el mismo ERP que utiliza el Grupo y así poder consolidar la información de manera automática cada cierre de mes. En estos caso nos encontramos que en muchas ocasiones los responsables financieros de la matriz no consideran que en España hay que cumplir con una serie de requisitos contables, fiscales y mercantiles y piensan que creando una nueva empresa en si ERP podrán tener la contabilidad de la filial española, pero no estarán contabilizando con el Plan de cuentas español, no estarán contabilizando en español, no tendrán libros de IVA, no podrá generar libros diario para presentar al Registro Mercantil, no podrá genera un balance y una cuenta de pérdidas y ganancias siguiendo el Plan General de Contabilidad español, publicado en 2007. En estos casos la función del asesor externo está en ayudar al cliente a parametrizar correctamente el ERP para que cumpla con los requisitos mínimos que antes apuntábamos y sobre todos a mapear las cuentas contables del Plan español al Plan que utiliza la compañía y así poder consolidar la información de manera automática. En estos casos la colaboración del asesor externo con el experto en sistemas y contables de la matriz es fundamental.
Como resumen de las experiencias vividas en estos últimos años en los dos lados, tanto como Director Financiero como consultor, la fase de planificación es la que determinara el éxito o el fracaso del proyecto. Desgraciadamente el factor económico pesa mucho en esta fase de planificación y por ahorrar se sobrecarga a los equipos contables de la compañías, y finalmente en muchas ocasiones se tiene que buscar ayuda externa cuando el proyecto está en dificultades con un “sobrecoste” muy superior que si se hubiera considerado desde el principio.
En fin, para implementar hay que planificar.
Pedro Ríos